Sistem Informasi Perpustakaan

Ditulis pada 4 April 2016 oleh Deby Irawati

Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang. Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan menggunakan teknologi informasi.

Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan computer

Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di perpustakaan, kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan

Pada dasarnya sistem informasi manajemen pada perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process dalam suatu Perpustakaan. Untuk menerapkan sistem informasi manajemen pada perpustakaan diperlukan software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota /peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Dalam pemilihan software yang akan di gunakan dapat memperimbangkan beberapa criteria berikut, antara lain

1.     Bermanfaat

2.     Ekonomis

3.     Handal

4.     Kapasitas

5.     Sederhana

6.     Fleksibel 

7.     User friendly

Fitur-fitur yang biasa digunakan dalam menerapkan sistem informasi manajemen pada perpustakaan yaitu :

1.     Modul Data Induk Anggota. Menyediakan fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data anggota perpustakaan.

2.     Modul Data Induk Buku. Fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data buku-buku perpustakaan.

3.     Modul Data Induk Inventaris Buku. Digunakan untuk memasukkan data inventaris buku (fisik), seperti Nomor Inventaris, Tanggal Inventaris dan Asal Buku.

4.     Modul Transaksi. Merupakan fasilitas untuk mencatat peminjaman dan pengembalian buku maupun perpanjangan peminjaman

5.     Modul Pencatatan Buku Hilang/Rusak

6.     Pendataan buku yang hilang / rusak serta biaya penggantiannya.

7.     Konfigurasi. Konfigurasi sistem seperti jumlah maksimal peminjaman buku, lama peminjaman, denda per hari, jumlah maksimal perpanjangan buku, dll.

8.     Cetak Laporan

Laporan-laporan yang dapat dihasilkan, antara lain :

• Laporan Anggota pada Jurusan
• Laporan Anggota pada Tanggal Mendaftar
• Laporan Buku pada Jurusan
• Laporan Inventaris Buku
• Laporan Peminjaman
• Laporan Pengembalian
• Laporan Buku Yang Belum Dikembalikan
• Laporan Denda
• Laporan Buku yang bermasalah.

Penerapan teknologi sitem informasi di perpustakaan dapat digunakan , antara lain :

1.     Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan system informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistic dan sebagainya.

2.   Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital, perpustakaan ini sering disebut perpustakaan digital.

Kedua fungsi penerapan diatas dapat terpisah atau terintegrasi dalam suatu system informasi tergantung pada kemampuan softwer yang digunakan, sumber daya manusianya dan infrastruktur peralatan teknologi informai yang mendukung keduanya.

Manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan diantaranya adalah :

1.     Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.

2.     Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan

3.     Meningkatkan citra perpustakaan

4.     Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global

Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan perpustakaan  dapat memepermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem dalam perpustakaan.

Setiap perubahan dalam hal apapun, termasuk perubahan Perpustakaan yang semula konfensional menjadi ber-Sistem Informasi atau Digitalisasi tentunya terdapat kelemahan atau kekurangan disamping kelebihan dan manfaatnya. Kelemahan-kelemahan Sistem Informasi dalam Perpustakaan antara lain dapat berupa:

1. Membutuhkan biaya yang besar à biaya besar tersebut adalah untuk membeli PC (personal computer), untuk sewa teknisi ataupekerja yang dapatmembuatdanmengoperasikan di awal, yang tentunya pekerja tersebut adalah ahli dalam bidangnya, dan memakan gaji yang lebih di banding pekerja sebelumnya.
2. Hanya PC yang terinstal yang dapat digunakanàsemakinbanyak PC yang terinstal maka akan semakin memudahkan pencarian, dan tentu saja membutuhkan PC lebih serta biaya lebih.
3. Pengguna yang Awamàketika PC telah di install maka Perpustakaan juga harus dapat mensosialisasikan penggunaan media atau system informasi tersebut. Karena tidak semua pengunjung melekteknologi.

Menu-menu yang biasadisediakan oleh Sistem Informasi Perpustakaan antara lain:

a. Buku : Berisi pengolahan buku, antara lain pencatatan, katalogisasi buku baru, mengedit, mencari buku, dll
b. Jurnal : Berisi pengolahan jurnal dan paper, mengisi data baru, mengedit dll
c. Skripsi : Berisi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data baru, mengedit mencari, dll
d. Keanggotaan : Untuk melakukan registrasi anggota
e. Peminjaman : Untuk melakukan transaksi peminjaman buku
f. Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian buku
g. Pencarian : Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper, skripsi, dan anggota
h. Laporan: Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian
i. Pilihan : Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup database.
j. Password: Berisi tentang penggantian password
k. Pengunjung: Digunakan untuk mencatat pengunjung

KESIMPULAN

Dalam suatu organisasi terlebih organisasi informasi seperti perpustakaan, harus memeliki sistem informasi yang akan dapat membantu mempermudah pengguna dalam melakukan pekerjaan, baik pelayanan maupun temukembali informasi. Seperti contoh diatas Sistem informasi perpustakaan, sistem informasi ini memberikan kemudahan bagi si pengguna untuk dapat menikmati fasilitas yang disediakan oleh sebuah perpustakaan. Mulai dari prosedure pendaftaran sampai prosedure pengembalian buku dan satu hal lagi, mempernudah mencari suatu buku dalam suatu sistem. Dan juga memberikan kemudahan bagi operator yang betugas menjaga perpustakaan tersebut contohnya dapat mengelola perpustakaan dengan baik, rapi ,cepat dan keamana terjaga, semuanya dapat terbantu dengan adanya sistem informasi ini.Maka dari itu pustakawan di era modern saat ini di tuntut untuk memahami dan dapat merealisasikan Ilmu Informasi, Ilmu Manajemen, Ilmu Pengklasifikasin, dan masihbanyakilmu-ilmu lain yang dapat mengembangkan dan menjadikan perpustakaan sebagai saran temu kembali informasi yang cepat, akurat, dan dapat diandalkan.

Sumber :

https://erlisbudiarti.wordpress.com/2014/03/27/sistem-informasi-pada-perpustakaan/

http://www.academia.edu/1623207/PENGARUH_PENERAPAN_SISTEM_INFORMASI_PERPUSTAKAAN_TERHADAP_KUALITAS_LAYANAN_PERPUSTAKAAN_DI_FAKULTAS_EKONOMI_UNIVERSITAS_

http://www.airmediapersada.com/sistem-informasi-perpustakaan.html